Entwicklung für EchtzeitSysteme GmbH
Der Hauptmenüpunkt Abrechnung
Das operative Geschehen, das über den Hauptmenüpunkt Planung eingeleitet wird, führt unter diesem Menüpunkt hin zum abschließenden Geschehen.
Die Zeiterfassung, wohl eines der wichtigsten Gewerke in jedem diesbezüglichen System erstreckt sich in Rimini zwar nur über eine Bildschirmseite, hat jedoch den höchsten Grad an Automatisierung für alles, was sich aus der Eingabe der täglichen Arbeitsstunden eines Mitarbeiters, gemäß den Rahmenbedingungen, wie sie durch die Planung für einen jeweiligen Einsatz gegeben sind, ermitteln lässt. Das programmseitige Hauptgeschehen erfolgt dabei im Hintergrund und wird durch die Auflistung aller ermittelten Lohn- und Rechnungsarten sichtbar. Die Ermittlung von Zulagen wie sie durch Vereinbarungen definiert sind werden ebenso automatisch umgesetzt wie Einsatzzulagen gemäß den Vorgaben aus den Tarifverträgen. Über die Reisekostenautomatik wird ein gegebener pauschaler Betrag pro Tag auf entsprechende Lohnarten aufgegliedert, die wiederum beim automatisch stattfindenden Monatsausgleich durch eine abschließende Betrachtung zur günstigsten steuerlichen Konstellation führt. Überhaupt hat es der Monatsausgleich in sich, ob automatisch eingeleitet, wenn alle Tage eines Monats erfasst sind, oder auch manuell eingeleitet regelt er die individuell pro Mitarbeiter festgelegte Führung des Arbeitszeitkontos, ermittelt die Urlaubsabgeltung für den Fall, dass ein Mitarbeiter ausscheidet, ermittelt Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld gemäß den tariflichen Einstufungen und fordert das Weihnachtsgeld auch automatisch wieder zurück, wenn ein Austritt in den ersten drei Monaten des Folgejahres stattfindet.
„Automatisch“ heißt in Rimini aber nicht unumstößlich; automatisch wird ein Vorschlag unterbreitet, der manuell an eine jeweilige Situation angepasst werden kann.
|
|
|
Die Funktion Prüfung auf vollständige Erfassung kann für einen beliebig einstellbaren Zeitraum durchgeführt werden, um sicher zu stellen, dass pro Mitarbeiter für jeden Tag des gewählten Zeitraumes ein Erfassungsvorgang stattgefunden hat.
|
Der Jahresüberblick, auch Bruttokarte genannt, zeigt neben den Rahmenbedingungen jeweiliger Einsätze eines Mitarbeiters, alle erfassten Daten aus der Zeiterfassung eines wählbaren Zwölf-Monats-Zeitraumes.
|
|
|
Vorschuss-Zahlungen können in Bar, per Scheck oder per Überweisung abgewickelt werden und unter Vorschussliste pro Buchungsmonat protokolliert werden.
|
|
Unstimmigkeiten aus Bruttolohnadditionen vorangegangener Monate werden über Lohn-Korrekturen eingepflegt.
|
|
Schließlich wird unter Lohnsammelbeleg pro wählbarem Mitarbeiter bzw. für alle die Bruttolohnaddition durchgeführt. Diese resultiert primär aus den in der Zeiterfassung aufgelisteten Lohnarten und wird ggf. durch Vorschusszahlungen (Nettobeträge) sowie Lohn-Korrekturen ergänzt. Neben den pro Mitarbeiter ausdruckbaren Werten der Bruttolohnaddition in Form von Lohnsammelbelegen wird daraus ableitend eine Schnittstellendatei mit den Bruttolohnwerten aufbereitet, wie sie für ein jeweiliges Nettolohnprogramm erforderlich sind.
|
|
Eine detaillierte Auflistung der pro Tag ermittelten Lohnarten eines Abrechnungsmonats kann pro Mitarbeiter unter Lohnnachweis erstellt werden.
|
|
Unter Zusätzliche Kosten Nachkalkulation werden Kosten erfasst, die nicht im Rahmen der Zeiterfassung einer Person bzw. einen Einsatz direkt zugeordnet werden können. So werden z.B. die Kosten eines Firmenfahrzeugs automatisch auf die Mitarbeiter aufgeteilt, im Verhältnis zu den geleisteten Arbeitsstunden, die damit zum Einsatzort gebracht werden.
|
|
Analog den Lohn-Korrekturen sind auch bei der Rechnungslegung Korrekturen in Form von Rechnungszusätzen möglich. Unterschieden wird in Nachberechnungen und Gutschriften, die sowohl separat oder als Positionen einer anstehenden Rechnung gedruckt werden.
|
|
Rechnung resultiert ebenfalls wie die Lohndaten primär aus den Eingaben der Zeiterfassung. Und wie schon erwähnt, können pro Kunde eine beliebige Anzahl von Rechnungsempfängern angelegt werden deren Stammsatzinformationen die Parametrisierung über Form und Inhalt sowie die zeitlichen Intervalle der zu druckenden Rechnungen enthalten. Jede Rechnung kann beliebig oft am Bildschirm bzw. in gedruckter Form „vorab“ zur Überprüfung auf ihre Richtigkeit ausgewiesen werden. Der letztendliche Druck (auch als PDF) bewirkt dann auch die Übernahme in die Verwaltung der „Offenen Posten“ und ist über eine eindeutige Rechnungsnummer dort auffindbar.
|
Die eindeutige Rechnungsnummer ist auch Kriterium wenn unter Wiederholungs-Rechnung ein erneuter Ausdruck stattfinden soll. Aber ACHTUNG: im Falle, dass der Offene Posten dieser Rechnung bereits an die FIBU übergeben wurde und die Rechnung betragsmäßige Änderungen aufweisen würde, sollte der Differenzbetrag unter Rechnungszusätzen als Gutschrift bzw. Nachberechnung abgewickelt werden.
|
Die Prüfung auf vollständige Abrechnung kann für einen beliebig einstellbaren Zeitraum durchgeführt werden, um sicher zu stellen, dass alle in der Zeiterfassung ermittelten Rechnungswerte auch abgerechnet wurden.
|
Über den Rechnungsausgang kann der Inhalt der Offenen Posten Datei für einen beliebig einstellbaren Zeitraum nach verschiedenen Ordnungskriterien eingesehen und ausgedruckt sowie als Exceltabelle aufbereitet werden.
|
Die Offene Posten Verwaltung macht besonders Sinn, wenn die Finanzbuchhaltung außer Haus stattfindet. Über das Verbuchen der Zahlungseingänge informiert die Liste der Außenstände immer über den aktuellen Stand und ermöglicht somit ein effizientes Mahnwesen.
Für das Mahnwesen erfolgt die Parametrierung über die Art und Weise wie die Abwicklung der Mahnvorgänge stattfinden soll bei den jeweiligen Rechnungsempfängern. Über Aktuell wird zunächst die gegenwärtige Situation der Offenen Posten angezeigt. Dabei werden die für eine Mahnung anstehenden Positionen, gemäß Ihrer Mahnstufe entsprechend, kenntlich gemacht und können, sofern keine manuelle Einflussnahme stattfindet, unmittelbar gedruckt werden. Jede Mahnposition kann jedoch entgegen der parametrisierten Vorgabe in vielfältiger Weise beeinflusst werden. Über Wiederholung kann jeder Mahnbescheid, wenn erforderlich, mit den ursprünglich darin enthaltenen Daten erneut ausgedruckt werden.
Über die FIBU Schnittstelle werden die jeweils neu hinzugekommenen Offenen Posten aus dem Rechnungsdruck importgerecht für ein jeweils verwendetes FIBU-System aufbereitet.
|
Die FIBU Wiederholung basiert auf dem gespeicherten Übergabedatum eines jeweiligen Offenen Posten und ermöglicht somit einen wiederholten Aufbau einer bestimmten Importdatei.
|
|